Digitalización


TDA ofrece el servicio de pasar a formato digital el archivo en papel del cliente.

 

Ventajas:

  • Rápido acceso de múltiples usuarios desde cualquier dispositivo.
  • Las imágenes pueden rehacerse y mejorarse electrónicamente
  • Se pueden obtener copias de seguridad
  • Facilita la búsqueda de la información
  • Las imágenes pueden reproducirse muchas veces sin pérdida de calidad
  • Las imágenes digitales no se deterioran con el uso.

Fases del proceso previo:

  • Fase archivística: preparación de la digitalización de documentos según las reglas archivísticas.
  • Fase tecnológica: aplicación de reglas ligadas a la tecnología de la digitalización (Imágenes, OCR, etc.).
  • Fase legal: cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar el valor de los documentos digitalizados.

 

Fases de la digitalización:

  • Captura con escáner del documento físico, eliminando grapas, encuadernaciones, distintas calidades, etc.
  • Indexado de la información extraída del documento, asignando la descripción requerida a cada imagen o expediente.
  • Almacenamiento del documento y la información para una posterior búsqueda.
  • Copia de seguridad.

Las nuevas tecnologías aplicadas a la preservación, catalogación e indexación documental ha revolucionado el funcionamiento de los archivos históricos y empresariales en los últimos años.

 

Cualquier entidad pública o empresa sabe que cuando se posee y gestiona un elevado número de documentos, son muchos los problemas a los que nos enfrentamos en su gestión: dificultad a la hora de consultarlos, el deterioro producido por su manipulación, la no disponibilidad de la documentación a distancia, la falta de espacio físico, la necesidad de personal para su gestión y mantenimiento, etc. La digitalización resuelve muchos de estos inconveniente proporcionando además una seguridad en su preservación.

 

TDA cuenta con especialistas que asesoran y ofrecen a nuestros clientes el mejor modo de solventar sus problemas de digitalización. Un proceso que, si el cliente lo requiere, puede ir acompañado de la instalación de equipos auxiliares para una futura autogestión de sus documentos, siempre apoyados con la formación y asistencia técnica que este tipo de proyectos requiere.

 

Estos trabajos de digitalización documental siempre siguen un proceso común, ya se trate de libros, documentos sueltos, facturas, planos, microformas, etc.

Recogida o Entrega

Manipulación

Digitalización

Indexación

Base de datos

OCR

Grabación

Control de calidad

Recogida o Entrega

Manipulación

Digitalización

Indexación

Base de datos

OCR

Grabación

Control de calidad

Recogida o Entrega

Manipulación

Digitalización

Indexación

Base de datos

OCR

Grabación

Control de calidad

Y todo ello adaptando las técnicas a emplear a las características de los documentos y siempre con la mayor confidencialidad, pues TDA así lo garantiza por escrito a todos sus clientes. Una garantía que nos ha hecho merecedores de la confianza de varios juzgados nacionales quienes confían en nuestra empresa para su gestión documental.

 

Todos nuestros escáneres, tanto los que se encuentran en nuestras oficinas como con los que trabajamos fuera de ellas, disponen de contrato de mantenimiento establecidos con las compañías que comercializan dichos equipos. Este servicio técnico funciona las 24 horas y es válido para todo el territorio nacional, lo que hace que nuestros trabajos nunca se retrasen por motivos técnicos asociados a los equipos.

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