Custodia de archivos


TDA fue pionera en Andalucía en ofrecer el servicio de guarda y custodia de archivos en papel. Para ello dispone de 5 centros documentales dedicados en exclusiva a la gestión documental, que ofrecen la máxima seguridad y control sobre la documentación guardada. Entre nuestros clientes tenemos hospitales del SAS, ayuntamientos, clínicas privadas, colegios profesionales, bufetes de abogados, procuradores, etc.

 

¿Por qué externalizar su archivo?

  • Espacio: Permite que el cliente use el espacio de su oficina para fines más productivos.
  • Seguridad: Frente a riesgos de robo, incendio, inundación o pérdida.
  • Tiempo: TDA realiza inventario de la documentación y cuando el cliente lo necesita puede solicitar la consulta física o digital de un expediente sin perder tiempo en su búsqueda.
  • Ahorro: Si tienes un trastero u oficina alquilado para guardar la documentación.
  • Incumplimiento normativo: La acumulación de papel puede incumplir normas de PRL, LOPD, incluso de la carga de peso admitida en viviendas u oficinas.

Características de los centros documentales:

  • Sistemas de alarma de intrusión conectado con central receptora.
  • Sistema de prevención de incendios conectado a central receptora.
  • Medidas de control preventivo del agua, de temperatura y de humedad.
  • Medidas de control anti-plagas.
  • Estructura de estanterías de rack selectivo con pasillos elevados (entreplantas), montadas sobre escalas y largueros de acero según normas EN 10025; EN 10147:2000; EN 10149:1996.

1. Logística inicial


Valoración in situ de la documentación y pre-inventariado. Una vez realizado este trabajo, se procede a la recogida y traslado de los documentos a nuestros centros en contenedores de TDA, que evitan la identificación de los mismos en cumplimiento con la LOPD.

 

Una vez aquí, codificamos los contenedores con pegatinas identificativas que describen los contenidos y permiten su posterior localización dentro de nuestras instalaciones.

2. Servicio de depósito y custodia de documentación


Los contenedores se depositan en estanterías dentro de nuestros centros documentales, dónde solo puede entrar personal autorizado. Son edificios exentos (sin colindantes), de hormigón y con la zona de trabajo aislada de la zona de custodia.

 

Disponemos de un software de gestión documental totalmente desarrollado por nosotros que nos aporta la máxima seguridad y eficiencia en el desarrollo de todos los procesos relacionados con la documentación custodiada.

3. Consulta de documentación


Nuestros clientes pueden solicitar consultas de su documentación por medio de correo electrónico.

Este servicio comprende:

  • La recepción de las peticiones de documentación realizadas exclusivamente por personas autorizadas.
  • Búsqueda de la documentación y transporte hasta la sede del cliente o envío de la consulta digitalizada por email.
  • Recogida y reubicación de la documentación en su lugar de origen.

 

La consulta de la documentación también se puede hacer en nuestras instalaciones, siempre por personas debidamente acreditadas.

1. Logística inicial


Valoración in situ de la documentación y pre-inventariado. Una vez realizado este trabajo, se procede a la recogida y traslado de los documentos a nuestros centros en contenedores de TDA, que evitan la identificación de los mismos en cumplimiento con la LOPD.

 

Una vez aquí, codificamos los contenedores con pegatinas identificativas que describen los contenidos y permiten su posterior localización dentro de nuestras instalaciones.

2. Servicio de depósito y custodia de documentación


Los contenedores se depositan en estanterías dentro de nuestros centros documentales. Estos centros cuentan con todas las normas de seguridad: alarmas de presencia conectadas a central, detección y extinción de incendios, control periódico de plagas, seguro de responsabilidad civil y acceso exclusivo a personal autorizado.

 

Disponemos de un software de gestión documental totalmente desarrollado por nosotros que nos aporta la máxima seguridad y eficiencia en el desarrollo de todos los procesos relacionados con la documentación custodiada.

3. Consulta de documentación


Nuestros clientes pueden solicitar consultas de su documentación por medio de correo electrónico.

Este servicio comprende:

  • La recepción de las peticiones de documentación realizadas exclusivamente por personas autorizadas.
  • Búsqueda de la documentación y transporte hasta la sede del cliente o envío de la consulta digitalizada por email.
  • Recogida y reubicación de la documentación en su lugar de origen.

 

La consulta de la documentación también se puede hacer en nuestras instalaciones, siempre por personas debidamente acreditadas.