CUSTODIA DE ARCHIVOS

La Custodia de Archivos es un servicio que da un paso más dentro de la gestión documental. TDA cuenta con un sistema de trabajo basado en tres fases: una logística inicial, la custodia de documentación y las consultas. Nos adaptamos a los horarios y necesidades de cada cliente, minimizando las molestias.

 

Entre las ventajas de elegir una externalización de tu archivo, se encuentran:

  • Aumenta el espacio físico: saca el máximo rendimiento al espacio de tu oficina, sobretodo si tienes que almacenar documentación que no puede destruirse u ocupa mucho.
  • Seguridad: la mayoría de la documentación se guarda en sitios que no son seguros para contener papel, bien porque no están destinados a este fin o porque es el único espacio sobrante.
  • Tiempo: toda tu documentación estará inventariada, de manera que si necesitas encontrar algún documento, TDA te lo proporcionará de manera rápida. Evitarás que tu archivo esté desordenado y no perderás información importante.

ORGANIZACIÓN

RECOGIDA

TRANSPORTE

INVENTARIO

1. Logística inicial

Valoración in situ de la documentación y pre-inventariado. Una vez realizado este trabajo, se procede a la recogida y traslado de los documentos a nuestros centros en contenedores de TDA, que evitan la identificación de los mismos en cumplimiento con la LOPD.

 

Una vez aquí, codificamos los contenedores con pegatinas identificativas que describen los contenidos y permiten su posterior localización dentro de nuestras instalaciones.

2. Servicio de depósito y custodia de documentación

Los contenedores se depositan en estanterías dentro de nuestros centros documentales. Estos centros cuentan con todas las normas de seguridad: alarmas de presencia conectadas a central, detección y extinción de incendios, control periódico de plagas, seguro de responsabilidad civil y acceso exclusivo a personal autorizado.

 

Disponemos de un software de gestión documental totalmente desarrollado por nosotros que nos aporta la máxima seguridad y eficiencia en el desarrollo de todos los procesos relacionados con la documentación custodiada.

3. Consultas de documentación

Nuestros clientes pueden solicitar consultas de su documentación por medio de correo electrónico.

Este servicio comprende:

  • La recepción de las peticiones de documentación realizadas exclusivamente por personas autorizadas.
  • Búsqueda de la documentación y transporte hasta la sede del cliente o envío de la consulta digitalizada por email.
  • Recogida y reubicación de la documentación en su lugar de origen.

 

La consulta de la documentación también se puede hacer en nuestras instalaciones, siempre por personas debidamente acreditadas.