La importancia de la digitalización de documentos

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La importancia de la digitalización de documentos

En TDA, expertos en el tratamiento, gestión, custodia y digitalización de archivos en Andalucía, queremos que conozcas en qué consiste la digitalización de documentos y sus beneficios.

Actualmente, gran parte de las empresas se encuentra en un proceso de renovación y actualización, al que se ven obligadas debido a la velocidad con la que avanza la tecnología y la necesidad de adaptación de las mismas para mantener su clientela y superar a la competencia.

Sin embargo, una de las acciones más importantes que deben llevar a cabo las empresas, sea cual sea su sector y denominación social, es, quizá, la que más desapercibida pasa: la digitalización de los documentos.

¿Qué significa digitalizar un documento?

Digitalizar un documento equivaldría a obtener la imagen digital del mismo, que se obtiene a partir la representación de documento por un conjunto de muestras. Dicho de otra forma, la digitalización de un documento es la conversión de un archivo de origen analógico (o lo que es lo mismo, no digital) a una representación digital (también llamada binaria). del mismo.

Este proceso es fundamental para lograr, como se ha dicho, una representación digital de los mapas de bits de un documento (normalmente en papel). Gracias a la digitalización, el documento se guarda en una base de datos.

Es importante saber que el proceso de digitalización no se emplea únicamente a archivos de papel, aunque éste sea el ámbito más conocido. La digitalización de documentos pasa por fuentes de datos como pueden ser fotografías, archivos de música y vídeo o mapas; incluso, se pueden digitalizar señales de radio y televisión.

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¿Es lo mismo un archivo digital que un archivo electrónico?

Las similitudes entre algunos conceptos surgidos del auge de la tecnología lleva, no en pocas ocasiones, a la confusión de términos. En este caso,  aunque son términos muy parecidos y que en ocasiones se pueden usar como sinónimos, no es así en la gestión de documentos.

  • Digitalizar un archivo puede definirse como un proceso que lleva consigo una voluntad de transformar este documento analógico a un formato digital, para su almacenamiento, gestión y custodia. Precisamente, este es una de las acciones que llevamos a cabo en TDA  para empresas de Andalucía.
  • Gestión electrónica de un documento sería, por su parte, una acción de la administración electrónica  que no lleva implícita esa voluntad de transformación de la que hablábamos anteriormente. Simplemente, se trata de un proceso de gestión y almacenamiento de un archivo nacido electrónicamente, un documento electrónico.

No hemos de olvidar que la digitalización de documentos no sólo lleva consigo la conservación, custodia y recuperación segura y totalmente fiable de los documentos y la información que estos contienen,  sino que, además, implica gestionar dichos archivos con métodos contenidos en la ciencia archivística. 

Las nuevas tecnologías traen consigo, además de grandes cambios en la gran mayoría de las profesiones, como es el caso de las empresas encargadas de la gestión de documentos, numerosas facilidades. La necesidad de conservar y recuperar siempre que sea necesario una información de un volumen creciente refuerza el rol del archivero en gestión y custodia de archivos y, por supuesto, en la organización de los mismos.

 

En TDA, expertos en la gestión, tratamiento, digitalización y custodia de archivos en Andalucía, trabajamos cada día para ofrecerte el mejor servicio y gestión de la información más relevante de tu empresa; una acción cada día más importante para la tranquilidad y seguridad de las organizaciones e instituciones.

 

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