Custodia Documental: guardar archivos de forma eficiente

Custodia Documental: guardar archivos de forma eficiente

No, no estamos con una armadura delante de nuestras naves, pero casi, casi. Aunque puede que ya sepas de qué va todo esto de la Custodia Documental, aún hay muchas dudas respecto a nuestro funcionamiento como empresa. Si no tienes claro por qué existimos y cómo hacemos nuestro trabajo, sigue leyendo, has dado con el post adecuado.

 

“¿Pero que tenéis una nave con todo el papel almacenado?” Sí y no. No almacenamos el papel simplemente, si no que lo recogemos, lo indexamos, lo guardamos y facilitamos tanto su consulta como su destrucción.  Y tenemos varias naves dependiendo de la ubicación del cliente, en Sevilla, Jerez de la Frontera y Algeciras.

Nuestro trabajo es una profesionalización del clásico fichero que cualquier empresario tiene en su despacho. Y con empresario se incluye a todas las profesiones. Ya seas dentista, abogado o trabajes en una inmobiliaria, seguro que tienes guardado facturas, albaranes y documentos de importancia para tu negocio.

En cuanto a los armados delante de nuestras naves, no son tal evidentemente, pero cada cierto tiempo tenemos inspecciones para verificar que cumplimos con los requisitos para que guardar papel no sea un peligro. ¿Te imaginas que se produce un cortocircuito? Es un escenario que no queremos ni nombrar pero que somos conscientes de que puede darse. Por ello, contamos con alarmas, materiales especiales en nuestros muros, salidas de emergencia y todo lo necesario para que, si por desgracia ocurre, los daños en personal y material sean los mínimos.

Se me olvidó decírtelo antes, pero siempre pasamos esos controles y tu papel con nosotros estará más seguro que en ningún otro sitio.

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“¿Guardar papel? Es un negocio abocado al fracaso”. Vaya. Menos mal que no lo han dicho, si no pensábamos que el uso del papel en documentación sería eterno y, por tanto, la custodia documental. Hablando en serio, es evidente que la transformación digital está en pleno auge y, aunque hemos reservado otro post para hablar de este tema, te aclaro desde ya que el papel no desaparecerá. Al menos no por completo, ya que existen leyes para evitar esto. Pero, si eso ocurriera, estamos más que preparados: contamos con sistemas de digitalización y con programas específicos para gestionar los nuevo e-documentos.

Ya sea por una cosa o por otra, ¡nos necesitas! Porque en Tratamiento de Archivos no hacemos guardia y custodia de archivos, si no que te ayudamos con esa parte engorrosa e inevitable de tu trabajo. ¿Y para qué? Pues para que dediques todo tu tiempo a lo verdaderamente importante de tu negocio. Somos como la secretaria/o que necesitas (echa un vistazo al blog Anécdotas de Secretaria, un espacio divertido en el que un personaje llamado Erika cuenta sus experiencias con la custodia documental).

Si quieres saber más, puedes Contactar con nosotros a través de email, rellenando el formulario o llamándonos a la sede que más te convenga.

Hasta pronto.

 

1Comment
  • Erika Martin
    Posted at 20:57h, 29 enero Responder

    ¡Hola!
    El archivo en papel nunca desaparecerá, al menos el de la documentación más sensible de la empresa, que en muchos casos no se digitaliza porque los jefes tienen miedo a los hackers y en otros porque no están dispuestos a mandar esos “papeles” al “archivo externo” (o sea, empresas como vosotros) para poderlos tener siempre a mano. Y ahí entramos las secretarias guardándolos en los sitios más insospechados de la oficina ¡Vaya tela!
    Mil gracias por la mención, me alegro de que os diviertan mis dramas con la custodia documental.
    Saludos

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